Digitale Belege sparen Platz, Zeit und Suchkosten. Beim Archivieren von Rechnungen gilt aber ein unangenehmer Grundsatz: Werden elektronisch abgespeicherte Rechnungen falsch archiviert, kann der Vorsteuerabzug aberkannt werden. Die technische Umsetzung ist damit keine IT-Frage, sondern eine steuerliche.
Sieben Jahre – die Grundregel
Das Steuerrecht sieht eine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren für alle Aufzeichnungen und Unterlagen vor. Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde – nicht ab dem Rechnungsdatum.
Praktisch bedeutet das: Eine Eingangsrechnung aus dem März 2026 ist bis Ende 2033 aufzubewahren. Wer im Jänner aufräumt, sollte also gedanklich immer ein Jahr dazurechnen.
Was bei E-Rechnungen gefordert ist
E-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn im gesamten Aufbewahrungszeitraum drei Eigenschaften gewährleistet sind:
- Echtheit der Herkunft – die Identität des Ausstellers steht fest
- Unversehrtheit des Inhalts – die Rechnungsangaben sind unverändert
- Lesbarkeit – die Rechnung ist jederzeit darstellbar
Diese Anforderungen treffen beide Seiten – Aussteller und Empfänger – ab dem Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der siebenjährigen Frist.
Eine urschriftgetreue Wiedergabe ist bei E-Rechnungen nicht erforderlich. Die Speicherung als ausgedruckte Papierrechnung ist zulässig; eine zusätzliche elektronische Archivierung ist dann nicht nötig. Was eine E-Rechnung technisch ausmacht, erklären wir in Was ist eine E-Rechnung?.
Wichtig bei Formatkonvertierung
Wird eine E-Rechnung in ein anderes Format umgewandelt, muss aus den gespeicherten Daten eindeutig hervorgehen, dass gegenüber der Originaldatei keine inhaltlichen Änderungen erfolgt sind. Wer XML-Rechnungen automatisiert in PDF umwandelt, sollte das Original mitspeichern und die Konvertierung dokumentieren.
Der Klassiker unter den Fehlern: PDF auf der Festplatte
Das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen im PDF-Format auf einem USB-Stick, einer Festplatte oder am Server ist für eine revisionssichere Archivierung zu wenig. Der Grund ist einfach: Jede einzelne Datei kann verändert, gelöscht oder in ihrer Reihenfolge geändert werden. Damit ist die Unversehrtheit nicht gewährleistet.
Was als revisionssicher gilt
Anerkannt sind im Wesentlichen zwei Wege:
Einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blu-ray)
- Vorteil: günstig in der Anschaffung
- Nachteil: manuelles Handling nötig, nicht netzwerkfähig, dauerhafte Lesbarkeit fraglich
Spezielle festplattenbasierte Archivsoftware oder Cloud-Archivierung
- Vorteil: komfortable und schnelle Suche, netzwerkfähig, einfaches Back-up, widerstandsfähiger gegen Datenverlust
- Nachteil: höhere Einstiegskosten, Kosten bei einem Systemwechsel, laufende Kosten durch Servicevertrag
Es gibt auch Dienstleister, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten. Ob eine konkrete Lösung wirklich revisionssicher ist, sollte fachlich beurteilt werden – etwa durch einen Steuerberater oder einen darauf spezialisierten Ziviltechniker.
Papierrechnungen digitalisieren – erlaubt, aber mit Auflagen
Eingehende Papierrechnungen dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Genau das ist die revisionssichere Archivierung.
Ausgangsrechnungen, die mithilfe eines EDV-Systems ausgestellt werden, müssen nicht nochmals ausgedruckt werden.
Ausnahme: Verträge sollten im Original aufbewahrt werden.
Organisation ist die halbe Revisionssicherheit
Die Technik allein genügt nicht. Erforderlich ist ein einheitliches Vorgehen für alle Rechnungen:
- ein festgelegter, für alle verbindlicher Ablauf vom Belegeingang bis zur Ablage
- Schulung der Mitarbeitenden
- eine korrekte und einheitliche Beschlagwortung der Dokumente – sie entscheidet darüber, ob ein Beleg in der Prüfung auch gefunden wird
- ein internes Kontrollsystem, das sicherstellt, dass nur befugte Personen Zugriff haben und der Datenabruf jederzeit möglich ist
Checkliste für die Umstellung
- Aufbewahrungsfristen je Belegart festhalten – Basis sind sieben Jahre ab Jahresende der letzten Eintragung.
- Prüfen, ob die aktuelle Ablage veränderbar ist. Ordner auf dem Server oder NAS sind es in der Regel.
- Archivlösung wählen: einmalig beschreibbarer Datenträger, Archivsoftware oder Cloud-Dienst.
- Bei E-Rechnungen sicherstellen, dass Original und allfällige Konvertierung nachvollziehbar gespeichert werden.
- Zugriffsrechte definieren und dokumentieren.
- Beschlagwortungsregeln schriftlich festlegen und im Team schulen.
- Verträge weiterhin im Original ablegen.
Häufige Fragen
Genügt es, Rechnungen als PDF im Buchhaltungsordner zu speichern?
Nein. Einzelne PDF-Dateien auf Festplatte, Server oder USB-Stick sind veränderbar und löschbar und damit nicht revisionssicher. Nötig ist ein einmalig beschreibbarer Datenträger oder eine dafür ausgelegte Archivsoftware bzw. Cloud-Lösung.
Muss ich E-Rechnungen zusätzlich ausdrucken?
Nein, es ist aber zulässig: E-Rechnungen dürfen als ausgedruckte Papierrechnung aufbewahrt werden und müssen dann nicht zusätzlich elektronisch archiviert werden.
Ab wann laufen die sieben Jahre?
Ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde – nicht ab dem Rechnungsdatum.
Was passiert bei fehlerhafter Archivierung?
Im schlechtesten Fall wird der Vorsteuerabzug aus den betroffenen Rechnungen aberkannt.
Fazit
Die sieben Jahre sind schnell gesagt – entscheidend ist, ob die Ablage die Unversehrtheit der Belege über diesen Zeitraum tatsächlich sicherstellt. Wer von Papier auf digital umstellt, sollte die Archivfrage gleich mitentscheiden und nicht erst bei der nächsten Prüfung. Passend dazu: Pflichtangaben auf der Rechnung, fehlerhafte Rechnungen korrigieren und die kommende digitale Belegerteilung ab 1. Oktober 2026.
Quellen: WKO, „Die elektronische Archivierung von Rechnungen“; WKO, „Aufbewahrungspflichten für Unternehmen“; USP.gv.at, „Aufbewahrungspflicht“ und „e-Rechnung“.
