Die verpflichtende E-Rechnung im EU-B2B-Handel kommt erst 2030. Einen Bereich gibt es in Österreich aber schon seit über einem Jahrzehnt, in dem die Papierrechnung schlicht nicht mehr angenommen wird: die Rechnungslegung an Bundesdienststellen. Wer als Lieferant oder Dienstleister für den Bund arbeitet, muss elektronisch strukturiert fakturieren – sonst wird die Rechnung gar nicht erst bearbeitet.
Seit 1. Jänner 2014 verpflichtend
Vertragspartnerinnen und Vertragspartner von Bundesdienststellen im Waren- und Dienstleistungsverkehr sind verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzubringen. Von den Bundesdienststellen werden keine Papierrechnungen mehr akzeptiert. Rechtsgrundlage ist § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG).
Wichtig ist der Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung: Gemeint ist nicht ein eingescanntes oder als PDF versendetes Dokument, sondern ein maschinenlesbarer, strukturierter Datensatz. Ein PDF-Anhang erfüllt die Anforderung nicht.
Für wen die Pflicht gilt
Die Regelungen gelten grundsätzlich für alle Unternehmerinnen und Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten in Österreich. Zwei Abgrenzungen sind in der Praxis relevant:
- Ausländische Vertragspartner von Bundesdienststellen sind nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen verpflichtet – von ihnen werden Papierrechnungen weiterhin akzeptiert.
- Ausländische Vertragspartner mit Sitz im Inland fallen jedoch unter die E-Rechnungspflicht.
Länder, Gemeinden und Städte
Die Funktionen für die Einbringung von E-Rechnungen werden aus Synergiegründen auch anderen öffentlichen Verwaltungseinheiten – etwa Ländern, Gemeinden und Städten – zur Verfügung gestellt. Eine Verpflichtung für deren Vertragspartner, Rechnungen elektronisch einzubringen, besteht derzeit allerdings nicht. Wer eine Tiroler Gemeinde beliefert, kann also weiterhin auf Papier fakturieren – muss aber prüfen, was im konkreten Vertrag vereinbart wurde.
Die zulässigen Formate
Zwei Formate sind vorgesehen:
- ebInterface – das nationale österreichische XML-Format,
- Peppol BIS – das Peppol-eigene Format für den europaweiten Austausch.
Beide sind strukturierte Datensätze, die vom Empfängersystem automatisiert verarbeitet werden können. Wer ohnehin auf eine E-Rechnungslösung nach EN 16931 umstellt, ist damit auch für den Behördenverkehr gerüstet.
Die Einbringungswege: USP oder Peppol
Die Übermittlung an den Bund als Leistungsempfänger ist über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) möglich. Voraussetzung für die Nutzung des Services „e-Rechnung.gv.at“ ist die Registrierung im USP.
Der Ablauf ist standardisiert: Nach einer ersten Prüfung auf formale Fehler wird die elektronische Rechnung an die entsprechende Dienststelle weitergeleitet. Eine Rechnungskopie im PDF-Format wird automatisch erzeugt und an die in der elektronischen Rechnung angegebene E-Mail-Adresse als Bestätigung der Einbringung rückübermittelt. Hat die Einbringung nicht funktioniert, macht das System die Absenderin bzw. den Absender darauf aufmerksam.
Diese Rückmeldung ist Ihr Nachweis – heben Sie sie auf. Sie ist der einfachste Beleg dafür, dass die Rechnung fristgerecht und formal korrekt eingebracht wurde.
Was Sie vor der ersten E-Rechnung an den Bund klären sollten
- USP-Registrierung und Rechteverwaltung: Ohne Registrierung im Unternehmensserviceportal geht nichts. Klären Sie zusätzlich, welche Person im Betrieb die Berechtigung für e-Rechnung.gv.at erhält.
- Richtiger Rechnungsempfänger: Bundesdienststellen werden über eine eindeutige Kennung adressiert. Eine falsche Empfängerkennung führt zur Zurückweisung.
- Auftragsdaten: Bestellreferenz und Auftragsnummer sind mitzuführen – sie steuern die automatisierte Zuordnung auf Empfängerseite.
- Formatwahl: Prüfen Sie, ob Ihre Fakturierungssoftware ebInterface oder Peppol BIS erzeugen kann, bevor Sie den Auftrag annehmen.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail an eine Bundesdienststelle?
Nein. Verlangt ist eine elektronisch strukturierte Rechnung in ebInterface oder Peppol BIS. Papierrechnungen werden von Bundesdienststellen nicht mehr akzeptiert.
Muss ich auch an Gemeinden elektronisch fakturieren?
Eine gesetzliche Verpflichtung besteht derzeit nur gegenüber Bundesdienststellen. Länder, Gemeinden und Städte können die Einbringungsfunktionen aber nutzen – maßgeblich ist die vertragliche Vereinbarung.
Wie weiß ich, ob meine Rechnung angekommen ist?
Nach erfolgreicher Einbringung erhalten Sie automatisch eine PDF-Kopie der Rechnung an die angegebene E-Mail-Adresse als Bestätigung. Scheitert die Einbringung, meldet das System dies zurück.
Was ist der Unterschied zu ViDA?
Die E-Rechnungspflicht an den Bund ist eine nationale Regelung im Verhältnis Unternehmen–Behörde (B2G) und gilt seit 2014. ViDA betrifft den grenzüberschreitenden B2B-Handel innerhalb der EU und greift ab Juli 2030.
Fazit
Wer öffentliche Aufträge annimmt, braucht eine Fakturierung, die strukturierte Formate erzeugt und über USP oder Peppol einbringen kann. Der Aufwand dafür lohnt sich doppelt: Dieselbe Umstellung ist die Grundlage für die EU-weite E-Rechnungspflicht ab 2030.
Mehr dazu: Was ist eine E-Rechnung?, ViDA: E-Rechnung ab 2030 und Rechnungen revisionssicher archivieren.
Quellen: USP.gv.at, „e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung“ (Inhalt: Bundesministerium für Finanzen, Stand 1.1.2026); § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz.
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine individuelle Beratung.
