Dass eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben braucht, ist bekannt. Weniger präsent ist, dass das Umsatzsteuergesetz auch vorschreibt, bis wann sie ausgestellt sein muss – und dass es dafür zwei sehr unterschiedliche Fristen gibt.
Wer überhaupt eine Rechnung ausstellen muss
Eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht bei Umsätzen
- an andere Unternehmer für deren Unternehmen,
- an juristische Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind,
- bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nichtunternehmer,
- bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen in einem anderen Mitgliedstaat, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer dort weder sein Unternehmen betreibt noch eine beteiligte Betriebsstätte hat,
- sowie bei Versandhandelsumsätzen – hier gelten die Sonderregeln für Kleinbetragsrechnungen nicht.
Wichtig: Für jeden Umsatz an einen Unternehmer oder eine nicht unternehmerische juristische Person ist eine Rechnung auszustellen, ohne dass der Kunde ausdrücklich danach verlangen muss. Das gilt auch für steuerbefreite Umsätze und für Reverse-Charge-Fälle.
Die Regelfrist: sechs Monate
Der Verpflichtung zur Rechnungsausstellung ist innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen. Maßgeblich ist der Leistungszeitpunkt, nicht der Zahlungseingang und nicht das Rechnungsdatum.
In der Praxis ist das vor allem bei länger laufenden Projekten relevant: Wer eine Teilleistung im Jänner erbringt und erst am Projektende im Oktober fakturiert, hat die Frist bereits versäumt – auch wenn der Kunde nie gemahnt hat.
Die verkürzte Frist: 15. des Folgemonats
Deutlich enger ist die Frist bei grenzüberschreitenden EU-Umsätzen. Werden
- innergemeinschaftliche Lieferungen durchgeführt oder
- im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen unter der Generalklausel erbracht, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge),
ist die Rechnung bis spätestens 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Kalendermonats auszustellen. Eine Leistung vom 20. September muss also bis 15. Oktober fakturiert sein.
Diese Frist hat einen praktischen Hintergrund: Sie ist mit dem Meldezeitpunkt der Zusammenfassenden Meldung abgestimmt. Wer hier trödelt, bringt regelmäßig auch die ZM ins Rutschen.
Was bei diesen Rechnungen zusätzlich zu beachten ist
Innergemeinschaftliche Lieferung
Anzugeben ist die UID-Nummer des Leistungsempfängers – sie sollte über eine Stufe-2-Abfrage auf Richtigkeit und Zugehörigkeit geprüft werden. Statt Steuersatz und Steuerbetrag ist ausdrücklich auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung hinzuweisen. Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro gilt hier nicht: Auch kleine Beträge brauchen den Befreiungshinweis und beide UID-Nummern.
Reverse Charge
Erforderlich sind die UID-Nummer des Leistungsempfängers und ein Vermerk, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Der Übergang der Steuerschuld tritt allerdings unabhängig davon ein, ob die Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt wurde.
In beiden Fällen gilt: Wird versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen, wird diese kraft Rechnung geschuldet – berechtigt den Empfänger aber nicht zum Vorsteuerabzug. Ein teurer Fehler, der sich nur durch eine Berichtigung beheben lässt.
Sonderfall Dauerrechnung
Bei Mietverträgen und ähnlichen Verträgen über Dauerleistungen wäre eine monatliche Rechnungslegung unverhältnismäßig aufwendig. Die Finanzverwaltung anerkennt daher eine Dauerrechnung, die in der Regel einmal jährlich ausgestellt wird. Als Leistungszeitraum kann etwa der erste Monat des Jahres angeführt werden, mit dem Zusatz, dass die Vorschreibung bis zum Ergehen einer neuen gilt. Enthält die Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile und wird die Miete bezahlt, steht der Vorsteuerabzug auch für die übrigen Monate zu.
Was passiert bei Versäumnis?
Die vorsätzliche Nichtausstellung einer Rechnung ist eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Höchststrafe von 5.000 Euro. Praktisch relevanter ist aber die Wirkung beim Kunden: Ohne ordnungsgemäße Rechnung steht ihm kein Vorsteuerabzug zu – mit entsprechendem Ärger in der Geschäftsbeziehung. Ausgenommen sind Reverse Charge und der innergemeinschaftliche Erwerb, wo der Vorsteuerabzug auch ohne ordnungsgemäße Rechnung möglich ist.
Praxis-Checkliste
- Leistungsdatum konsequent erfassen – es ist der Startpunkt beider Fristen.
- EU-Umsätze im System kennzeichnen und in einem eigenen Rechnungslauf vor dem 15. des Folgemonats abarbeiten.
- Vor der ig Lieferung die UID des Kunden per Stufe-2-Abfrage prüfen und das Ergebnis dokumentieren.
- Bei Teilleistungen und Projekten nicht auf das Projektende warten – die Sechsmonatsfrist läuft je Umsatz.
- Bei Dauerleistungen einmal jährlich eine vollständige Dauerrechnung ausstellen.
Häufige Fragen
Ab wann läuft die Frist?
Ab Ausführung des Umsatzes, also ab dem Leistungszeitpunkt – nicht ab Zahlung oder Auftragserteilung.
Gilt der 15. des Folgemonats auch für Lieferungen an Private im EU-Ausland?
Nein. Die verkürzte Frist betrifft innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmer und Reverse-Charge-Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Für Versandhandelsumsätze an Private gelten eigene Regeln.
Darf ich eine ig Lieferung als Kleinbetragsrechnung ausstellen?
Nein. Die Erleichterungen für Rechnungen bis 400 Euro gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen.
Was tun, wenn die Frist bereits verstrichen ist?
Die Rechnung ist dennoch – und zwar umgehend – auszustellen. Die Umsatzsteuerpflicht besteht unabhängig davon; die Nichtausstellung beseitigt sie nicht.
Weitere Beiträge dazu
- Reverse Charge in der Rechnung: Diese Pflichtangaben dürfen nicht fehlen
- UID-Nummer prüfen: Stufe-1- und Stufe-2-Abfrage richtig einsetzen
- Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro: Vereinfachte Angaben nutzen
- Fehlerhafte Rechnung korrigieren: Berichtigung und Stornorechnung
Quellen: WKO – Erfordernisse einer Rechnung (Stand 1.4.2025); USP.gv.at – Rechnung; § 11 UStG 1994.
Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung.
