Normalerweise stellt derjenige die Rechnung aus, der die Leistung erbringt. In manchen Branchen läuft es umgekehrt: Der Verlag rechnet das Autorenhonorar ab, der Lizenznehmer die Lizenzgebühr, der Abnehmer die Anlieferung. Diese Abrechnung durch den Leistungsempfänger heißt umsatzsteuerlich Gutschrift – und sie kann eine vollwertige Rechnung sein. Nur: Wenn eine Voraussetzung fehlt, steht der Vorsteuerabzug auf der Kippe.
Nicht zu verwechseln: Gutschrift ist nicht Stornorechnung
Der Begriff wird im Alltag doppelt verwendet. Gemeint ist hier nicht die kaufmännische Gutschrift im Sinne einer Rückvergütung oder Korrektur einer zu hohen Rechnung – dafür gelten die Regeln der Rechnungsberichtigung und Stornorechnung. Gemeint ist die Abrechnung durch den Leistungsempfänger: Der Kunde erstellt das Abrechnungsdokument über eine Leistung, die er selbst bezogen hat.
Wann die Gutschrift als Rechnung gilt
Damit die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung entfaltet und der Empfänger der Leistung daraus den Vorsteuerabzug ziehen kann, müssen mehrere Punkte zusammenkommen:
- Einvernehmen: Zwischen Aussteller und Empfänger muss vereinbart sein, dass mit Gutschrift abgerechnet wird. Diese Vereinbarung sollte schriftlich festgehalten werden – idealerweise im Rahmen- oder Lizenzvertrag.
- Bezeichnung: Das Dokument muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet sein.
- Zugang: Die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer tatsächlich zugehen.
- Kein Widerspruch: Widerspricht der Empfänger der Gutschrift dem darin enthaltenen Steuerbetrag, verliert das Dokument die Wirkung einer Rechnung.
Der letzte Punkt ist der praktisch heikelste: Ein Widerspruch – etwa weil der leistende Unternehmer einen anderen Steuersatz oder einen anderen Nettobetrag ansetzt – entzieht der Gutschrift rückwirkend die Rechnungswirkung. Der Vorsteuerabzug fällt dann weg, bis eine korrekte Abrechnung vorliegt.
Diese Pflichtangaben müssen drin sein
Die Gutschrift braucht dieselben Angaben wie jede andere Rechnung:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers – also des Gutschriftausstellers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
- Tag der Lieferung oder Leistung beziehungsweise der Leistungszeitraum
- Entgelt und anzuwendender Steuersatz
- der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende Nummer
- die UID-Nummer des leistenden Unternehmers
- bei Rechnungsbeträgen über 10.000 Euro brutto zusätzlich die UID-Nummer des Leistungsempfängers
- die Bezeichnung „Gutschrift“
Praktischer Hinweis zur Nummerierung: Weil der Gutschriftaussteller das Dokument erstellt, vergibt er auch die fortlaufende Nummer. Empfehlenswert ist ein eigener Nummernkreis, damit Gutschriften und eigene Ausgangsrechnungen im Rechnungswesen sauber getrennt bleiben.
UID prüfen – gerade hier
Bei der Gutschrift verlässt sich der Aussteller auf Angaben seines Lieferanten. Eine ungültige UID-Nummer kann den Vorsteuerabzug kosten. Die Stufe-2-Abfrage über FinanzOnline gehört daher vor der ersten Gutschriftabrechnung zum Standard – wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Beitrag zum Prüfen der UID-Nummer.
Elektronische Gutschriften
Eine Gutschrift kann auch elektronisch übermittelt werden. Dann gelten dieselben Anforderungen wie für elektronische Rechnungen: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein, und der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen. Für die Ablage gelten die üblichen Fristen – siehe dazu unseren Beitrag zum revisionssicheren Archivieren von Rechnungen.
Typische Fehlerquellen
- Fehlende Vereinbarung: Ohne Einvernehmen ist das Dokument keine Rechnung – auch wenn inhaltlich alles stimmt.
- Falscher Steuersatz: Der Gutschriftaussteller setzt den Steuersatz an, kennt aber die Verhältnisse des Leistenden nicht immer. Im Zweifel vorher abstimmen.
- Gutschrift an Kleinunternehmer: Ist der Leistende unecht steuerbefreiter Kleinunternehmer, darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Ein unrichtiger Steuerausweis wird aufgrund der Rechnungslegung geschuldet.
- Reverse Charge übersehen: Geht die Steuerschuld über, wird ohne Umsatzsteuer abgerechnet – mit dem entsprechenden Hinweis und beiden UID-Nummern. Details dazu in unserem Beitrag zu den Reverse-Charge-Pflichtangaben.
Häufige Fragen
Muss die Vereinbarung schriftlich sein?
Eine schriftliche Vereinbarung ist nicht zwingend vorgeschrieben, aus Nachweisgründen aber dringend zu empfehlen – etwa als Klausel im Rahmenvertrag.
Wie lange kann der Leistende widersprechen?
Ein Widerspruch ist jederzeit möglich, solange er sich gegen den in der Gutschrift enthaltenen Steuerbetrag richtet. Ab dem Widerspruch entfällt die Rechnungswirkung. Deshalb sollten Beträge und Steuersätze vor Ausstellung abgestimmt sein.
Wer schuldet die Umsatzsteuer bei einer Gutschrift?
Die Umsatzsteuer schuldet weiterhin der leistende Unternehmer. Die Gutschrift ändert nur, wer das Abrechnungsdokument erstellt.
Kann eine Kleinbetragsrechnung als Gutschrift ausgestellt werden?
Ja, bis 400 Euro brutto gelten die vereinfachten Angaben sinngemäß – die Bezeichnung als Gutschrift und die Vereinbarung bleiben aber erforderlich. Details finden Sie im Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.
Quellen: Wirtschaftskammer Österreich, „Erfordernisse einer Rechnung“ und „Umsatzsteuer: Was muss ich auf der Rechnung angeben?“; USP.gv.at, „Rechnung“, „Formerfordernisse einer Rechnung“ und „Für den Vorsteuerabzug notwendige Rechnungsmerkmale“; § 11 UStG 1994.
Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung. Maßgeblich ist der jeweilige Einzelfall.
