Die UID-Nummer gehört zu den wichtigsten Pflichtangaben auf der Rechnung – und sie ist mehr als eine Formalie: Eine ungültige oder falsche UID des Geschäftspartners kann im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug oder die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung kosten. Wer regelmäßig mit neuen Kunden und Lieferanten arbeitet, sollte deshalb das UID-Bestätigungsverfahren kennen.
Wann die UID auf die Rechnung gehört
Der Rechnungsaussteller muss seine eigene UID-Nummer angeben, wenn er im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto ist zusätzlich die UID des Leistungsempfängers anzugeben. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro darf die UID entfallen.
Stufe 1 und Stufe 2: Der Unterschied
Das UID-Bestätigungsverfahren ist zweistufig aufgebaut:
- Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren): Es wird nur geprüft, ob die UID-Nummer gültig ist.
- Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren): Es wird geprüft, ob die UID-Nummer mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat übereinstimmt.
Für die Absicherung gegenüber neuen oder unbekannten Geschäftspartnern ist die Stufe-2-Abfrage das Mittel der Wahl: Nur sie bestätigt, dass die UID tatsächlich zu genau diesem Unternehmen gehört.
So führen Sie die Abfrage durch
Die Abfrage erfolgt in Österreich über FinanzOnline. Das Ergebnis wird elektronisch mitgeteilt und kann direkt ausgedruckt bzw. gespeichert werden. Alternativ steht für EU-weite Prüfungen das MIAS/VIES-Portal der EU-Kommission zur Verfügung. Wichtig für die Praxis:
- Abfrage vor der ersten Geschäftsbeziehung und danach in regelmäßigen Abständen durchführen,
- bei laufenden Geschäftsbeziehungen vor allem bei größeren Umsätzen oder Änderungen (neue Adresse, neue Rechtsform) wiederholen,
- das Ergebnis dokumentieren und aufbewahren: Die ausgedruckte oder elektronisch gespeicherte Bestätigung gilt als Beleg und ist nach § 132 BAO aufzubewahren.
Warum das so wichtig ist
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die gültige UID des Abnehmers seit den EU-„Quick Fixes“ eine materielle Voraussetzung für die Steuerfreiheit. Stellt sich die UID später als ungültig heraus, droht die nachträgliche Versteuerung der Lieferung. Auch beim Reverse-Charge-Verfahren sind die UID-Nummern beider Vertragspartner Pflichtangaben auf der Rechnung. Und wer auf eine Rechnung mit falscher UID vertraut, riskiert Diskussionen über den Vorsteuerabzug – dann hilft nur noch eine Rechnungsberichtigung.
Häufige Fragen zur UID-Prüfung
Muss ich jede UID vor jeder Rechnung prüfen?
Nein. Üblich und sinnvoll ist die Prüfung bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung sowie in regelmäßigen Abständen und bei Auffälligkeiten. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen an neue Abnehmer sollte die Stufe-2-Abfrage aber Standard sein.
Reicht die Abfrage über das VIES-Portal der EU?
Für die Gültigkeitsprüfung ja. Die über FinanzOnline durchgeführte Abfrage hat jedoch den Vorteil, dass das Ergebnis als Beleg dokumentiert wird und im Streitfall als Nachweis der Sorgfalt dient.
Was tun, wenn die UID eines Kunden ungültig ist?
Klären Sie den Fall vor der Lieferung bzw. Rechnungslegung mit dem Kunden ab. Ohne gültige UID des Abnehmers dürfen Sie eine innergemeinschaftliche Lieferung nicht steuerfrei behandeln.
Quellen: USP.gv.at – UID-Bestätigungsverfahren; WKO – UID-Abfrage
