Registrierkassenpflicht: Grenzen, Beginn, Ausnahmen und Strafen

Wer Waren oder Leistungen gegen Bargeld verkauft, muss diese Umsätze einzeln aufzeichnen und einen Beleg erteilen. Ob dafür eine Registrierkasse mit technischer Sicherheitseinrichtung nötig ist, hängt von zwei Umsatzgrenzen ab – und für einige Branchen gelten Erleichterungen. Der Überblick über Grenzen, Beginn, Ausnahmen und Folgen.

Drei Pflichten, die nicht dasselbe sind

Das Unternehmensserviceportal unterscheidet drei Pflichten:

Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Einnahmen und Ausgaben sind einzeln festzuhalten. Wer Bücher führen muss oder freiwillig führt, erfasst Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln.
Registrierkassenpflicht: Barumsätze sind ab bestimmten Umsatzgrenzen über ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu erfassen.
Belegerteilungspflicht: Bei jeder Barzahlung ist ein Beleg zu erstellen und auszuhändigen.

Die Einzelaufzeichnungs- und die Belegerteilungspflicht bestehen grundsätzlich auch dann, wenn keine Registrierkasse nötig ist; die nachfolgend genannten Ausnahmen sind davon ausgenommen.

Die beiden Grenzen

Nach § 131b der Bundesabgabenordnung (BAO) und der Darstellung auf dem Unternehmensserviceportal besteht Registrierkassenpflicht, wenn beide Grenzen je Betrieb überschritten werden:

Der Jahresumsatz beträgt mindestens 15.000 Euro, und
die Barumsätze liegen über 7.500 Euro im Jahr.

Als Barumsatz zählen laut § 131b BAO nicht nur Zahlungen mit Münzen und Scheinen, sondern auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte sowie mit bestimmten Gutscheinen. Entscheidend ist der einzelne Betrieb, nicht das Unternehmen insgesamt.

Ab wann die Pflicht beginnt – und wann sie endet

Die Registrierkasse ist ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu verwenden, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden. Das Portal nennt zwei Beispiele:

Monatlicher Voranmeldungszeitraum: Überschreitung im Februar 2023, Pflicht ab 1. Juni 2023.
Vierteljährlicher Voranmeldungszeitraum: Überschreitung im April 2016, Pflicht ab 1. Oktober 2016.

Die Pflicht entfällt mit Beginn des nächsten Kalenderjahres, wenn die Grenzen im Folgejahr nicht überschritten werden und aufgrund besonderer Umstände absehbar ist, dass das auch künftig so bleibt.

Was auf den Beleg gehört

Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz. Besteht Registrierkassenpflicht, muss der Beleg aus der Kasse stammen; sonst genügt auch ein handschriftlicher Beleg, etwa aus einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer. Mindestinhalt laut Unternehmensserviceportal:

eindeutige Bezeichnung des Unternehmens
einmalige, fortlaufende Nummer
Tag der Belegausstellung sowie Datum und Uhrzeit
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
Betrag der Barzahlung, getrennt nach Steuersätzen
Kassenidentifikationsnummer
maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Die Durchschrift oder die elektronische Speicherung ist sieben Jahre aufzubewahren (mehr dazu in unserem Beitrag zur revisionssicheren Archivierung). Kundinnen und Kunden müssen den Beleg nicht annehmen – das Angebot genügt. Der Beleg darf nach den Angaben des Unternehmensserviceportals (Stand 22.10.2026) auch elektronisch bereitgestellt werden; Papier ist auf Verlangen weiterhin zu geben. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur digitalen Belegerteilung.

Ausnahmen und Erleichterungen

Laut Unternehmensserviceportal gelten unter anderem diese Erleichterungen:

Umsätze im Freien („Kalte Hände“): bis 45.000 Euro netto Jahresumsatz darf die Tageslosung per Kassasturz ermittelt werden, etwa bei Maronibratern oder Christbaumverkäufern. Umsätze in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen zählen nicht dazu.
Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten: bis 45.000 Euro netto pro Kalenderjahr.
Buschenschanken: innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr und bis 45.000 Euro netto.
Kantinen gemeinnütziger Vereine: bis 45.000 Euro netto, wenn sie an nicht mehr als 52 Tagen im Kalenderjahr betrieben werden.
Automaten: Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten bei einem Einzelumsatz bis 20 Euro brutto.
Online-Shops: befreit, wenn die Kundschaft nicht direkt bar bezahlt; Belege sind trotzdem auszustellen.
Mobile Gruppen (z. B. mobile Ärztinnen, Friseure, Masseure): Barumsätze außerhalb der Betriebsstätte sind nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub zu erfassen, ein Beleg ist aber auszuhändigen.

Saisonbetriebe müssen ihre Kasse bei vorübergehender Schließung nicht abmelden.

Folgen bei Verstößen

Fehlt bei bestehender Pflicht die Registrierkasse oder besitzt sie keine technische Sicherheitseinrichtung, liegt eine Finanzordnungswidrigkeit vor. Die Strafe beträgt laut Unternehmensserviceportal bis zu 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 FinStrG).

Fazit

Prüfen Sie je Betrieb beide Grenzen – 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsatz – und merken Sie den Beginn der Pflicht vor. Die Belegerteilung gilt unabhängig davon ab dem ersten Barumsatz. Branchen mit Sonderregeln sollten die jeweiligen Voraussetzungen und Betragsgrenzen genau dokumentieren. Zur Rechnungsseite siehe auch die Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Registrierkasse, wenn ich nur 10.000 Euro Jahresumsatz habe?

Nein, die Grenze von 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb wird nicht erreicht. Einzelaufzeichnung und Belegerteilung gelten aber trotzdem.

Gilt die Registrierkassenpflicht auch bei reinem Kartenzahlungsbetrieb?

Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte zählen nach § 131b BAO zu den Barumsätzen und sind daher bei der Prüfung der Grenzen mitzurechnen.

Muss ich jedem Kunden einen Beleg aufdrängen?

Nein. Der Beleg ist zu erstellen und anzubieten; annehmen müssen ihn Kundinnen und Kunden nicht.

Was gilt für meinen Online-Shop?

Befreit ist der Verkauf, wenn die Kundschaft nicht direkt bar bezahlt. Belege sind dennoch auszustellen bzw. nachweislich zu übermitteln.

Quellen:

Unternehmensserviceportal (USP): Registrierkassen (Stand 22.10.2026)
Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS): § 131b Bundesabgabenordnung (Stand 22.10.2026)

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine individuelle Beratung.