Wer größere Aufträge abwickelt, arbeitet fast immer mit Anzahlungen – vom Handwerksbetrieb bis zur Agentur. Umsatzsteuerlich gelten dabei besondere Regeln: Die Steuer entsteht früher als gedacht, und in der Schlussrechnung kann ein Formfehler teuer werden. Hier die wichtigsten Punkte für die korrekte Fakturierung.
Wann entsteht die Umsatzsteuer bei Anzahlungen?
Für Anzahlungen gilt die sogenannte Mindest-Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer entsteht bereits mit Ablauf des Monats, in dem die Anzahlung vereinnahmt wird – unabhängig davon, ob die Leistung schon erbracht wurde und ob der Unternehmer sonst nach vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung) versteuert. Die vereinnahmte Anzahlung ist also in der Umsatzsteuervoranmeldung des Vereinnahmungsmonats zu erfassen.
Die Anzahlungsrechnung: Pflichtangaben und Vorsteuerabzug
Damit der Kunde die Vorsteuer aus der Anzahlung ziehen kann, braucht er eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung. Diese muss die allgemeinen Rechnungsmerkmale des § 11 UStG enthalten und sollte klar als Anzahlungs- bzw. Vorauszahlungsrechnung erkennbar sein. Zu beachten:
- Die Umsatzsteuer ist offen auszuweisen, wenn der Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt sein soll.
- Der Vorsteuerabzug steht dem Kunden erst zu, wenn die Anzahlung auch tatsächlich bezahlt wurde – Rechnung allein genügt nicht.
- Statt des Leistungsdatums ist der voraussichtliche Leistungszeitraum bzw. der Hinweis auf die künftige Leistung anzugeben.
Die Schlussrechnung: Vorsicht Doppelbesteuerungsfalle
Der kritischste Punkt kommt am Ende: In der Schlussrechnung muss das Gesamtentgelt abgerechnet und die bereits vereinnahmten Anzahlungen samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer offen abgesetzt werden.
Wird das vergessen und die volle Umsatzsteuer auf das Gesamtentgelt ausgewiesen, ohne die bereits versteuerten Anzahlungen abzuziehen, schuldet der Unternehmer die zu viel ausgewiesene Steuer kraft Rechnungslegung (§ 11 Abs. 12 UStG) – zusätzlich zur bereits abgeführten Steuer auf die Anzahlungen. Die Korrektur ist nur über eine Rechnungsberichtigung möglich.
So sieht eine korrekte Schlussrechnung aus
- Gesamtentgelt netto + Umsatzsteuer ausweisen,
- darunter die geleisteten Anzahlungen netto samt zugehöriger USt einzeln oder in Summe absetzen,
- Restbetrag netto + restliche USt als Zahlbetrag ausweisen.
Buchhaltung und UVA im Griff behalten
In der Praxis empfiehlt sich, Anzahlungen über eigene Konten bzw. eigene Rechnungsarten zu führen. Moderne Rechnungssoftware nimmt einem dabei viel ab: Anzahlungs- und Schlussrechnungen werden verknüpft, die bereits fakturierten Beträge automatisch abgesetzt und die USt-Beträge korrekt der jeweiligen Voranmeldungsperiode zugeordnet.
FAQ
Muss ich für jede Anzahlung eine Rechnung stellen?
Für Umsätze an andere Unternehmer besteht eine Rechnungsausstellungspflicht – und ohne Anzahlungsrechnung kein Vorsteuerabzug beim Kunden.
Was gilt bei Anzahlungen für steuerfreie oder Reverse-Charge-Leistungen?
Hier ist keine österreichische USt auszuweisen; die Anzahlungsrechnung folgt den Regeln der Hauptleistung (z. B. Hinweis auf Übergang der Steuerschuld).
Teilrechnung oder Anzahlungsrechnung – was ist der Unterschied?
Teilrechnungen rechnen bereits erbrachte Leistungsteile ab (z. B. nach Baufortschritt), Anzahlungsrechnungen betreffen künftige Leistungen. Steuerlich entsteht die USt bei Teilleistungen mit Leistungserbringung, bei Anzahlungen mit Vereinnahmung.
Quellen: WKO – Anzahlungen und Umsatzsteuer; § 11 und § 19 UStG (RIS)
