Die Unterscheidung zwischen Instandhaltung und Instandsetzung ist von entscheidender Bedeutung für die steuerliche Behandlung von Ausgaben im Gebäudemanagement. Während die Instandhaltung regelmäßig durchgeführte Arbeiten umfasst, die den vorhandenen Zustand eines Gebäudes bewahren, geht die Instandsetzung über die bloße Erhaltung hinaus und bezieht sich auf Modernisierungsmaßnahmen, die den Nutzungswert des Gebäudes erhöhen oder seine Nutzungsdauer wesentlich verlängern. Diese beiden Kategorien werden steuerlich unterschiedlich behandelt.
Grundlegende Unterscheidung
Unter Instandhaltung versteht man Arbeiten zur Erhaltung des bestehenden Gebäudezustands. Die dabei anfallenden Kosten sind in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar. Demgegenüber beinhaltet die Instandsetzung Maßnahmen, die den Nutzungswert eines Gebäudes erheblich steigern oder dessen Nutzungsdauer verlängern. Diese Ausgaben müssen über einen Zeitraum von 15 Jahren abgeschrieben werden, was wesentliche steuerliche Auswirkungen hat.
25%-Regel als Wesentlichkeitsgrenze
Die sogenannte 25%-Regel definiert die Grenze zur Wesentlichkeit von Sanierungsmaßnahmen. Eine Sanierung wird als Instandsetzung angesehen, wenn die Maßnahme die Nutzungsdauer eines Gebäudes um mehr als 25% verlängert oder mehr als 25% eines Gebäudeteils ausgetauscht werden und somit dessen Nutzungswert gesteigert wird. Wichtig ist, dass die Betrachtung jährlich erfolgt und die Entscheidung auf der Anzahl der ausgetauschten Teile basiert, nicht auf deren Wert oder Größe.
Bezugsgrößen für die 25%-Grenze
Bei Eigentumswohnungen wird jede Einheit als separate Einkunftsquelle betrachtet, sodass die 25%-Grenze für jede Wohnung individuell angewendet wird. Für die Vermietung eines gesamten Gebäudes hingegen bezieht sich die Grenze auf das gesamte Objekt.
Unterscheidung zwischen Wohngebäuden und Bürogebäuden
Ein entscheidender Unterschied besteht zwischen Wohngebäuden und Bürogebäuden. Während Instandsetzungsaufwendungen bei Wohngebäuden zwingend über 15 Jahre abzuschreiben sind, besteht bei Bürogebäuden ein Wahlrecht. Hier können die Ausgaben entweder sofort oder ebenfalls über 15 Jahre abgeschrieben werden.
Fazit
Bei der steuerlichen Bewertung von Bau- und Sanierungsmaßnahmen muss zunächst die jeweilige Einkunftsquelle festgelegt werden, sei es eine einzelne Wohnung oder ein ganzes Gebäude. Eine Instandsetzung, die mehr als 25% eines unselbständigen Gebäudeteils betrifft, erfordert eine Abschreibung über 15 Jahre. Für Wohngebäude gibt es dabei kein Wahlrecht in Bezug auf die Abschreibungsmethode, was sie von anderen Gebäudetypen unterscheidet. Diese Unterscheidungen sind für die strategische Planung wichtig, um die finanziellen Auswirkungen solcher Maßnahmen zu optimieren.
