Mit der Einführung der elektronischen Zustellung ab dem 1. September 2025 nimmt die Digitalisierung der Finanzverwaltung einen weiteren großen Schritt voran. Von diesem Datum an wird die Zustellung von Schriftstücken an alle Unternehmen, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben, ausschließlich über FinanzOnline erfolgen. Diese Regelung gilt auch für Kleinunternehmer, sofern sie auf ihre Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Nur umsatzsteuerlich echte Kleinunternehmen ohne Steuerpflicht sind von dieser Neuerung ausgenommen.
Rechtswirksame Zustellung
Sobald Schriftstücke in FinanzOnline abrufbar sind, gelten sie als ordnungsgemäß zugestellt. Die Fristen, die sich aus diesen Schriftstücken ergeben, beginnen ab dem Zustellungsdatum zu laufen, unabhängig davon, wann das Dokument tatsächlich abgeholt wird. Diese rechtliche Klarstellung unterstreicht die Notwendigkeit für Unternehmen, regelmäßig auf FinanzOnline zuzugreifen.
E-Mail-Benachrichtigungen
Um über neue Schriftstücke informiert zu bleiben, können Unternehmen E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, vorausgesetzt, es ist eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion ist aktiviert. Es wird empfohlen, eine allgemeine E-Mail-Adresse zu nutzen, die auch während Urlaubs- oder Krankheitszeiten abgerufen werden kann, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Mitteilungen übersehen werden.
Zustellvollmacht und direkte Zustellung
Bereits bestehende Zustellvollmachten an Steuerberatungskanzleien bleiben auch unter dem neuen System gültig. Dennoch werden bestimmte Dokumente, wie Mahnungen, direkt in die FinanzOnline-Databox zugestellt, was eine regelmäßige Überprüfung notwendig macht.
Handlungsempfehlungen
Um den Übergang zur elektronischen Zustellung reibungslos zu gestalten, sollten Unternehmen regelmäßig bei FinanzOnline eingeloggt sein, ihre E-Mail-Adresse auf Aktualität prüfen und sicherstellen, dass die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert ist. Es wird auch empfohlen, wichtige Dokumente außerhalb von FinanzOnline zu archivieren und eine interne Weiterleitung von Benachrichtigungen bei Abwesenheiten zu organisieren.
Unternehmensserviceportal (USP)
Für Unternehmen, die mit dem Unternehmensserviceportal (USP) verbunden sind, erfolgt die Verständigung über den USP-Postkorb. Hier können auch mehrere Zustellbevollmächtigte sowie verschiedene Verständigungsadressen hinterlegt werden, wodurch eine noch flexiblere Handhabung möglich ist.
Diese Neuerungen stellen einen wichtigen Schritt in der Modernisierung der Verwaltungsabläufe dar, und Unternehmen sind gut beraten, sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen einzustellen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
